Региональное
Законодательство
Республика Коми

Приказ Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 06.02.2014 N 20-од "Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Управления государственной гражданской службы Республики Коми"

УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ
РЕСПУБЛИКИ КОМИ

ПРИКАЗ
от 6 февраля 2014 г. № 20-од

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ
КОПИЙ, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК ПО ЗАПРОСАМ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ
ЛИЦ ПО АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Управления государственной гражданской
службы Республики Коми от 02.06.2014 № 71-од,
от 12.12.2014 № 155-од)

Во исполнение требований Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон) приказываю:
1. Утвердить административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Управления государственной гражданской службы Республики Коми согласно приложению.
2. Признать утратившими силу:
приказ Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 1 июня 2011 года № 34-од "Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Управления государственной гражданской службы Республики Коми";
приказ Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 18.10.2012 № 128-од "О внесении изменений в приказ Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 1 июня 2011 года № 34-од "Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Управления государственной гражданской службы Республики Коми";
приказ Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 04.03.2013 № 35-од "О внесении изменений в приказ Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 1 июня 2011 года № 34-од "Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Управления государственной гражданской службы Республики Коми";
приказ Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 20.01.2014 № 4-од "О внесении изменений в приказ Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 1 июня 2011 года № 34-од "Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Управления государственной гражданской службы Республики Коми".

Начальник Управления
О.ОСИПОВА





Приложение
к Приказу
Управления государственной
гражданской службы
Республики Коми
от 6 февраля 2014 г. № 20-од

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ АРХИВНЫХ
СПРАВОК, АРХИВНЫХ КОПИЙ, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК ПО ЗАПРОСАМ
ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ ПО АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ УПРАВЛЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Управления государственной гражданской
службы Республики Коми от 02.06.2014 № 71-од,
от 12.12.2014 № 155-од)

I. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Управления государственной гражданской службы Республики Коми (далее - Регламент, государственная услуга) устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий Управления государственной гражданской службы Республики Коми (далее - Управление), порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействия Управления с гражданами и юридическими лицами при предоставлении государственной услуги.
1.2. Заявителями на предоставление государственной услуги могут выступать физические лица - граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом, и юридические лица (далее - заявители).
От имени заявителей могут выступать физические лица, имеющие такое право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их соответствующими полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
1.3. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги.
1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах и адресе электронной почты Управления:
1) место нахождения Управления: Республика Коми, г. Сыктывкар, ул. Интернациональная, д. 157, этаж 5;
2) график (режим) работы Управления:
понедельник - четверг с 9.00 - 17.30;
пятница с 9.00 - 16.00;
перерыв на обед с 13.00 - 14.00;
суббота - воскресенье - выходной день;
3) телефон Управления: 8(8212) 216-659; факс 8(8212) 216-658;
справочные телефоны структурных подразделений Управления, предоставляющих государственную услугу:
организационно-правовой отдел Управления 8(8212) 216-605; 8(8212) 216-651;
4) адрес электронной почты (e-mail) Управления: http://uggs@rkomi.ru.
(пп. 1.3.1 в ред. Приказа Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 12.12.2014 № 155-од)
1.3.2. Информация по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги, может быть получена заявителями:
1) непосредственно в Управлении;
2) по почте (по письменным запросам заявителей);
3) с использованием средств телефонной связи, электронной почты.
1.3.3. Информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на официальном Интернет-сайте Управления www.uggs.rkomi.ru, Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми pgu.rkomi.ru и Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) gosuslugi.ru.
1.3.4. Организационно-правовой отдел Управления является ответственным за обеспечение доступа заявителей к информации о порядке предоставления государственной услуги, в том числе за размещение информации в информационных системах общего пользования, включая сеть Интернет, а также в доступных для заявителя местах на информационных стендах Управления.
1.4. В настоящем Регламенте используются следующие основные понятия:
1) запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в форме электронного документа;
2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества, государства;
3) архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;
4) архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;
5) архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги: выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам граждан и юридических лиц по архивным документам Управления государственной гражданской службы Республики Коми.
2.2. Государственная услуга предоставляется Управлением государственной гражданской службы Республики Коми.
2.3. Результатом предоставления государственной услуги является:
1) выдача заявителю архивных справок, архивных копий или архивных выписок на основании архивных документов, хранящихся в Управлении;
2) письменное уведомление заявителя о переадресации запроса в соответствующие органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов.
В случае отказа в предоставлении государственной услуги по основаниям, указанным в п. 2.9 настоящего Регламента, заявителю направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.
2.4. Срок предоставления государственной услуги.
2.4.1. По письменным запросам, в том числе в форме электронного документа, ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации запроса в Управлении.
2.4.2. В исключительных случаях начальник (заместитель начальника) Управления вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
О продлении сроков рассмотрения запроса заявители уведомляются письменно по почтовому адресу или по электронной почте (при наличии электронного адреса заявителя).
2.4.3. В случае отсутствия в Управлении необходимых заявителю архивных документов и при наличии в Управлении информации о местонахождении запрашиваемых сведений заявитель в течение 7 дней со дня регистрации запроса уведомляется о переадресации запроса в соответствующие органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов.
2.5. Государственная услуга предоставляется Управлением в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445);
Конституция Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, № 2, ст. 21);
Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179);
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, № 43, ст. 4169);
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, № 19, ст. 2060);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3451);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448);
Закон Республики Коми от 11 мая 2010 г. № 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 14.05.2010, № 17, ст. 387);
Закон Республики Коми от 23 декабря 2009 г. № 133-РЗ "О некоторых вопросах в сфере регулирования государственных услуг (функций) в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2009, № 49, ст. 996);
настоящий Регламент.
2.6. Предоставление государственной услуги является бесплатным.
2.7. Для получения государственной услуги заявитель представляет в Управление письменный запрос (заявление), в котором указываются следующие обязательные реквизиты:
1) наименование Управления (или фамилия и инициалы начальника Управления, или должность начальника Управления);
2) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица;
3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации запроса;
4) изложение сути запроса;
5) дата написания запроса;
6) подпись заявителя.
Рекомендуемая форма письменного запроса (заявления) приведена в приложении № 1 к настоящему Регламенту.
2.7.1. В запросе, поступившем в Управление по информационным системам общего пользования в форме электронного документа (далее - электронный запрос), заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты (если ответ должен быть направлен в форме электронного документа) и почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме).
2.7.2. Заявитель вправе приложить к запросу необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
2.7.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия заявителя.
2.8. Управление не вправе требовать от заявителя:
1) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
2) представления документов и информации, в том числе подтверждающих внесение заявителем платы за предоставление государственной услуги, которые находятся в распоряжении Управления, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении предусмотренных частью 1 статьи 1 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Коми, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" перечень документов. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в Управление по собственной инициативе;
3) осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечни, указанные в части 1 статьи 9 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
(п. 2.8 в ред. Приказа Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 02.06.2014 № 71-од)
2.9. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
1) отсутствие в Управлении запрашиваемых архивных документов и информации о местонахождении запрашиваемых сведений;
2) ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
3) ограничение доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;
4) несоответствие запроса заявителя требованиям, предусмотренным п. 2.7 настоящего Регламента;
5) непредставление заявителем дополнительных сведений и уточнений, необходимых для исполнения запроса в соответствии с направленным в адрес заявителя письменным уведомлением.
Заявитель после устранения причин отказа, предусмотренных подпунктами 3, 4, 5 настоящего пункта, вправе повторно обратиться в Управление за предоставлением государственной услуги в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.
2.10. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги составляет один рабочий день с даты поступления запроса в Управление.
2.11. Электронный запрос, поступивший на адрес электронной почты Управления, распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным запросом в соответствии с настоящим Регламентом.
Электронная почта проверяется на наличие поступивших запросов о предоставлении государственной услуги ежедневно в соответствии с графиком работы Управления.
Ответ на электронный запрос направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в электронном запросе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в электронном запросе.
2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги составляет не более 10 минут.
Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления государственной услуги составляет не более 20 минут.
2.13. Требования к местам предоставления государственной услуги.
2.13.1. Вход в здание по месту нахождения Управления оборудуется табличкой с названием Управления на государственных языках Республики Коми.
2.13.2. Места предоставления государственной услуги должны обеспечивать возможность реализации прав инвалидов на получение государственной услуги.
2.13.3. Рабочие места должностных лиц Управления, участвующих в предоставлении государственной услуги, оборудуются персональными компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.
2.13.4. Прием заявителей осуществляется в специально отведенных помещениях Управления, которые снабжаются табличками с указанием номеров кабинетов, названий структурных подразделений Управления, ответственных за предоставление государственной услуги, оборудуются стульями, столами (стойками). Заявителям по их просьбе предоставляются писчая бумага и канцелярские принадлежности (шариковые ручки).
2.13.5. Для ожидания заявителям отводятся места, оборудованные стульями, скамьями или кресельными секциями.
2.13.6. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей.
2.14. Показатели доступности и качества государственной услуги:

Показатели
Единица измерения
Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения государственной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода государственных услуг на предоставление в электронном виде)
да/нет
да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок запросов на предоставление государственной услуги в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги
%
100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги
%
0

III. Административные процедуры (состав, последовательность
и сроки выполнения административных процедур, требования
к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме)

3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение;
2) исполнение запроса.
Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении № 2 к настоящему Регламенту.
3.2. Прием и регистрация запроса, подготовка резолюции, направление запроса на исполнение.
3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Управление письменного запроса (заявления), указанного в п. 2.7 настоящего Регламента.
Прием письменного запроса в Управлении осуществляется следующими способами:
через почтовое отделение;
лично от заявителя;
по факсимильной связи;
по электронной почте.
3.2.2. Должностное лицо организационно-правового отдела Управления, ответственное за прием и регистрацию документов, регистрирует запрос в системе электронного документооборота в течение одного рабочего дня с даты поступления запроса в Управление. В случае поступления запроса в выходной или праздничный день регистрация производится в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.
3.2.3. При поступлении запроса по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом в соответствии с настоящим Регламентом. Если в таком запросе указан адрес электронной почты и (или) почтовый адрес, то заявителю направляется уведомление о приеме электронного запроса к рассмотрению.
3.2.4. При приеме запроса лично от заявителя по его просьбе изготавливается копия запроса, на котором ставится штамп, дата, регистрационный номер, подпись должностного лица, принявшего запрос.

3.2.8. Запрос после регистрации направляется руководителю (заместителю начальника) Управления, который рассматривает запрос в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении. Запрос с резолюцией начальника (заместителя начальника) Управления передается на исполнение в организационно-правовой отдел Управления.
3.2.9. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня с даты поступления запроса в Управление.
3.2.10. Результатом административной процедуры является передача зарегистрированного запроса в соответствии с резолюцией начальника (заместителя начальника) Управления на исполнение в организационно-правовой отдел Управления.
3.3. Исполнение запроса.
3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса в организационно-правовой отдел Управления (далее - отдел).
Должностное лицо отдела, ответственное за исполнение запроса (далее - ответственное должностное лицо), осуществляет анализ тематики запроса для определения:
местонахождения архивных документов или необходимости перенаправления (переадресации) непрофильного запроса;
степени полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости предоставления дополнительных сведений.
3.3.2. В случае отсутствия в Управлении указанных в запросе заявителя архивных документов и при наличии в Управлении информации о местонахождении запрашиваемых сведений ответственное должностное лицо в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляет его в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в запросе вопросов, с письменным уведомлением заявителя о переадресации запроса.
3.3.3. При наличии оснований, указанных в пп. 1 - 4 п. 2.9 настоящего Регламента, заявителю в течение 7 дней с даты регистрации запроса направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа.
3.3.4. В случае неполноты информации (требуются дополнительные сведения и уточнения), содержащейся в запросе, ответственное должностное лицо в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляет заявителю письменное уведомление о необходимости предоставления дополнительных сведений.
При наличии основания, указанного в пп. 5 п. 2.9 настоящего Регламента, заявителю в пределах срока, указанного в п. 2.4 настоящего Регламента, направляется письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причины отказа.
3.3.5. При отсутствии оснований, указанных в п. 2.9 настоящего Регламента, и наличии в Управлении запрашиваемых архивных документов ответственное должностное лицо осуществляет исполнение запроса по научно-справочному аппарату (описям дел) и архивным документам, хранящимся в Управлении.
3.3.6. В архивной справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в запросе.
В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы ответственного должностного лица по содержанию архивного документа. После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста архивной справки.
3.3.7. Архивная справка составляется по установленной форме (приложение № 3 к настоящему Регламенту) на бланке Управления, подписывается начальником (заместителем начальника) Управления, а также ответственным должностным лицом, подготовившим архивную справку, и заверяется печатью Управления.
3.3.8. Ответственное должностное лицо оформляет архивную справку в соответствии с пунктами 3.3.6, 3.3.7 настоящего Регламента в 2-х экземплярах.
Первый экземпляр архивной справки направляется (выдается) заявителю с сопроводительным письмом, подписанным руководителем (заместителем начальника) Управления.
Второй экземпляр архивной справки помещается в дело.
3.3.9. Архивные копии и архивные выписки производятся только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.
Архивные копии и архивные выписки должны воспроизводить полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.
3.3.10. Архивные копии и архивные выписки готовятся на бланке письма Управления с обозначением названия документа "Архивная копия" и "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.
3.3.11. Архивные копии и архивные выписки заверяются подписью начальника (заместителя начальника) Управления, а также гербовой печатью Управления.
3.3.12. Ответственное должностное лицо оформляет архивную копию или архивную выписку в соответствии с пунктами 3.3.9 - 3.3.11 настоящего Регламента в 2-х экземплярах.
Первый экземпляр архивной копии или архивной выписки направляется (выдается) заявителю с сопроводительным письмом, подписанным начальником (заместителем начальника) Управления.
Второй экземпляр сопроводительного письма, архивной копии или архивной выписки помещается в дело.
3.3.13. Архивные справки, архивные копии и архивные выписки могут выдаваться:
заявителю на руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность;
третьим лицам при предъявлении оформленного в соответствии с законодательством документа, подтверждающего полномочия заявителя.
3.3.14. Административные действия, указанные в п. 3.3.5 - 3.3.13 настоящего Регламента, осуществляются в пределах срока, указанного в п. 2.4 настоящего Регламента.
3.3.15. Результатом административной процедуры является одно из следующих действий:
направление (выдача) заявителю с сопроводительным письмом архивной справки, архивной копии или архивной выписки;
письменное уведомление заявителя о переадресации запроса в соответствующие органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов;
письменное уведомление заявителя об отказе в предоставлении государственной услуги с обоснованием причин отказа.

IV. Формы контроля за исполнением
административного регламента

4.1. Текущий контроль за исполнением должностными лицами Управления положений настоящего Регламента осуществляют руководители структурных подразделений Управления, ответственных за предоставление государственной услуги (далее - структурные подразделения).
Контроль за исполнением положений настоящего Регламента, а также за принятием решений начальниками структурных подразделений Управления осуществляется заместителями начальника Управления, координирующими и контролирующими работу структурных подразделений.
4.2. Контроль за исполнением положений настоящего Регламента включает в себя проведение проверок полноты и качества предоставления государственной услуги в целях выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги проводятся должностными лицами Управления по поручению начальника Управления или его заместителя на основании приказов Управления.
Для проведения проверки может быть сформирована комиссия. Результаты проверки оформляются в виде справки (акта, отчета), в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.3. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
Плановые проверки проводятся на основании полугодовых или годовых планов работы Управления, но не реже одного раза в год.
Внеплановые проверки проводятся в следующих случаях:
- с целью контроля устранения выявленных нарушений в результате ранее проводимого мероприятия по контролю;
- при обращении заявителей с жалобами на нарушения их прав и законных интересов действиями (бездействием) должностных лиц Управления при предоставлении государственной услуги.
4.4. Персональную ответственность за организацию работы с запросами заявителей, их своевременное, качественное и объективное рассмотрение несут руководители структурных подразделений Управления.
4.5. Должностные лица Управления, участвующие в предоставлении государственной услуги, несут ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента, за осуществляемые действия (бездействие) и принимаемые решения в ходе предоставления государственной услуги в соответствии с законодательством.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) Управления, а также сотрудников
Управления при предоставлении государственной услуги

5.1. Установленные настоящей главой особенности подачи и рассмотрения жалоб не распространяются на правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации прав, предусмотренных Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", а также не применяются в случае обжалования нормативных правовых актов и иных решений Управления и его должностных лиц, государственных гражданских служащих Республики Коми по делам об административных правонарушениях, иных решений и действий (бездействия) Управления и его должностных лиц, государственных гражданских служащих Республики Коми, в отношении которых предусмотрен специальный порядок обжалования.
5.2. Подача жалоб в Управление осуществляется бесплатно.
5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
а) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
б) нарушение срока предоставления государственной услуги;
в) требование представления заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми для предоставления государственной услуги;
г) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми для предоставления государственной услуги;
д) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Республики Коми;
е) требование внесения заявителем при предоставлении государственной услуги платы;
ж) отказ Управления, его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.4. В Управлении уполномоченными на рассмотрение жалоб должностными лицами являются начальник Управления и заместитель начальника Управления, которые обеспечивают:
а) прием и рассмотрение жалоб в соответствии с требованиями настоящего Регламента;
б) направление жалоб в уполномоченный на их рассмотрение орган в соответствии с пунктом 5.12 настоящего Регламента.
5.5. Заявитель обращается в Управление с жалобой в письменной форме на бумажном носителе, в том числе при личном приеме заявителя, посредством почтовой связи, в форме электронных документов, заверенных в установленном порядке электронной цифровой подписью заявителя, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", включая единый портал государственных и муниципальных услуг.
(в ред. Приказа Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 02.06.2014 № 71-од)
Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе, в соответствии с законодательством.
Жалоба должна содержать:
а) наименование Управления, его должностного лица либо государственного гражданского служащего Управления (далее по тексту раздела - государственный гражданский служащий), решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
б) фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления, его должностного лица либо государственного гражданского служащего;
г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действиями (бездействием) Управления, его должностного лица либо государственного гражданского служащего.
Заявителем могут быть представлены оригиналы документов (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.6. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, представляется:
а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
в) копия решения о назначении или об избрании либо копия приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
5.7. Жалоба, поступившая в письменной форме на бумажном носителе, посредством почтовой связи, в форме электронных документов, заверенных в установленном порядке электронной цифровой подписью заявителя, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", включая единый портал государственных и муниципальных услуг, подлежит регистрации организационно-правовым отделом Управления в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) Управления, его должностных лиц и государственных гражданских служащих (далее - Журнал) в течение одного рабочего дня со дня поступления жалобы с присвоением ей регистрационного номера (форма Журнала приведена в приложении № 5 к настоящему Регламенту).
Управлением выдается расписка заявителю в получении от него жалобы и иных представленных документов в письменной форме на бумажном носителе с указанием регистрационного номера жалобы, даты и времени ее приема, перечня представленных документов непосредственно при личном приеме заявителя.
Расписка о регистрации жалобы и получении документов с указанием регистрационного номера жалобы, даты и времени ее приема, перечня представленных документов, направленных через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет", включая единый портал государственных и муниципальных услуг, направляется заявителю по почте в течение 3 рабочих дней со дня их регистрации.
Расписка о регистрации жалобы и получении документов с указанием регистрационного номера жалобы, даты и времени ее приема, перечня представленных документов, направленных через отделения почтовой связи, направляется заявителю по почте в течение 3 рабочих дней со дня их регистрации.
5.8. Жалоба, поступившая в Управление, подлежит регистрации в течение одного рабочего дня со дня ее поступления и рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
В случае обжалования отказа Управления, его должностного лица в приеме документов у заявителя или в исправлении допущенных опечаток и ошибок, или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.9. Исключен. - Приказ Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 02.06.2014 № 71-од.
5.10. Жалобы, за исключением жалоб на решения, принятые начальником Управления, рассматриваются комиссией по рассмотрению жалоб на решения и действия (бездействие) Управления, его должностных лиц и государственных гражданских служащих (далее - Комиссия).
Состав и порядок работы Комиссии утверждаются приказом Управления.
Информация о составе и порядке работы Комиссии размещается на официальном сайте Управления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в течение 5 рабочих дней после их утверждения.
5.11. В случае если обжалуются решения начальника Управления, жалоба рассматривается Руководителем Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми в порядке, предусмотренном постановлением Правительства Республики Коми от 25 декабря 2012 г. № 592 "Об утверждении Положения об особенностях подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов исполнительной власти Республики Коми и их должностных лиц, государственных гражданских служащих органов исполнительной власти Республики Коми".
5.12. В случае если по жалобе, поданной заявителем в Управление, принятие решения не входит в компетенцию Управления, должностное лицо Управления в течение 3 рабочих дней со дня регистрации жалобы направляет жалобу в орган, уполномоченный на ее рассмотрение, и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.
(п. 5.12 в ред. Приказа Управления государственной гражданской службы Республики Коми от 02.06.2014 № 71-од)
5.13. По результатам рассмотрения жалобы Комиссия принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.
Указанное решение принимается в форме приказа Управления.
5.14. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю в письменной форме и по его желанию в электронной форме не позднее рабочего дня, следующего за днем принятия решения.
5.15. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:
а) наименование Управления, должность, фамилия, имя, отчество его должностного лица, принявшего решение по жалобе;
б) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице Управления, решение или действия (бездействие) которого обжалуются;
в) фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;
г) основания для принятия решения по жалобе;
д) принятое по жалобе решение;
е) в случае если жалоба признана обоснованной - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;
ж) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
5.16. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного законодательством Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления имеющиеся материалы незамедлительно (не позднее 1 рабочего дня со дня установления указанных обстоятельств) направляются должностным лицом Управления в органы прокуратуры.
5.17. Управление обеспечивает:
а) оснащение мест приема жалоб;
б) информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Управления, его должностных лиц и государственных гражданских служащих посредством размещения информации на стендах в местах предоставления государственных услуг, на их официальных сайтах, на "Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми";
в) консультирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Управления, его должностных лиц и государственных гражданских служащих, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме.
5.18. Основаниями для отказа в удовлетворении жалобы являются:
а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
5.19. Основаниями для оставления жалобы без ответа являются:
а) наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
б) отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.





Приложение № 1
к административному регламенту
предоставления государственной услуги
по выдаче архивных справок,
архивных копий, архивных выписок
по запросам граждан
и юридических лиц
по архивным документам
Управления государственной
гражданской службы
Республики Коми

Управление государственной
гражданской службы Республики Коми
от _______________________________
(фамилия, имя, отчество
гражданина или наименование
юридического лица)
__________________________________
почтовый адрес, по которому должен
быть направлен ответ:
__________________________________
__________________________________
контактный тел. __________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Изложение сути запроса.

"___" _______________ 20__ г. Подпись заявителя _____________________
М.П.
(для юридических лиц)





Приложение № 2
к административному регламенту
предоставления государственной услуги
по выдаче архивных справок,
архивных копий, архивных выписок
по запросам граждан
и юридических лиц
по архивным документам
Управления государственной
гражданской службы
Республики Коми

БЛОК-СХЕМА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ АРХИВНЫХ
СПРАВОК, АРХИВНЫХ КОПИЙ, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК ПО ЗАПРОСАМ
ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ ПО АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ УПРАВЛЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ КОМИ


Прием и регистрация запроса (заявления)

\/

Анализ тематики запроса

\/

Наличие оснований для отказа в предоставлении
государственной услуги, указанных в да
пп. 1 - 4 п. 2.9 настоящего Регламента

\/

нет
\/ \/ \/

Наличие в Управлении Отсутствие в Управлении Направление заявителю
запрашиваемых необходимых заявителю письменного отказа в
архивных документов архивных документов и предоставлении
наличие информации о государственной
местонахождении услуги
запрашиваемых сведений
/\
\/
\/
Необходимость
уточнения сведений, Направление Направление запроса
представленных > да > заявителю в орган в
заявителем письменного соответствии с его
уведомления компетенцией,
\/ письменное
уведомление
нет заявителя о
переадресации его
\/ \/ запроса

Оформление архивной Дополнение и
справки, архивной < да < уточнение
копии или архивной заявителем
выписки сведений

\/

нет

\/

Направление (выдача) заявителю с сопроводительным письмом архивной
справки, архивной копии или архивной выписки






Приложение № 3
к административному регламенту
предоставления государственной услуги
по выдаче архивных справок,
архивных копий, архивных выписок
по запросам граждан
и юридических лиц
по архивным документам
Управления государственной
гражданской службы
Республики Коми
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Управления государственной гражданской
службы Республики Коми от 12.12.2014 № 155-од)

Герб
Республики Коми



УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ Кому (Ф.И.О. или наименование
ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ заявителя):
РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Адрес заявителя:
167000, г. Сыктывкар,
ул. Коммунистическая, 9
тел. 216-659, факс 216-658
E-mail: uggs@rkomi.ru
"___" __________ 2014 г. № 02-09/

На № ___________ от _________ г.

АРХИВНАЯ СПРАВКА

В документах Управления государственной гражданской службы Республики
Коми, в _________________________________________ за _________ г., значится
__________________________________________________________________________.
Основание: фонд № _______, опись № _______, дело № ______, лл. № ______
Справка выдана для представления по месту требования.

Начальник Управления
_______________ ______________________ ____________________________
(Дата) (подпись) (расшифровка подписи)

Исполнитель
_______________ ______________________ ____________________________
(Дата) (подпись) (расшифровка подписи)

Гербовая печать





Приложение № 4
к административному регламенту
предоставления государственной услуги
по выдаче архивных справок,
архивных копий, архивных выписок
по запросам граждан
и юридических лиц
по архивным документам
Управления государственной
гражданской службы
Республики Коми

Управление государственной
гражданской службы Республики Коми
от _______________________________
(фамилия, имя, отчество
гражданина или наименование
юридического лица)
__________________________________
почтовый адрес, по которому должен
быть направлен ответ:
__________________________________
__________________________________
контактный тел. __________________

ЖАЛОБА

Изложение сути жалобы.

"___" _____________ 20__ г. Подпись заявителя _____________________
М.П.
(для юридических лиц)





Приложение № 5
к административному регламенту
предоставления государственной услуги
по выдаче архивных справок,
архивных копий, архивных выписок
по запросам граждан
и юридических лиц
по архивным документам
Управления государственной
гражданской службы
Республики Коми

ЖУРНАЛ
учета жалоб на решения и действия (бездействие)
Управления государственной гражданской службы
Республики Коми, его должностных лиц
и государственных гражданских служащих

№ п/п
Ф.И.О. гражданина
Регистрационный номер жалобы и перечень иных представленных документов
Адрес, телефон гражданина
Тема жалобы
Дата и время приема жалобы
Лицо, принявшее жалобу гражданина
Реквизиты ответа на жалобу гражданина
Ф.И.О. должностного лица, кому направлена жалоба на исполнение
1
2
3
4
5
6
7
8
9




















------------------------------------------------------------------