Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление администрации МО городского округа "Сыктывкар" от 02.04.2014 N 4/1115 "Об утверждении Порядка передачи документов на хранение в Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г. Сыктывкара"
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА "СЫКТЫВКАР"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 апреля 2014 г. № 4/1115
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
НА ХРАНЕНИЕ В МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
"МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ Г. СЫКТЫВКАРА"
В целях установления порядка передачи документов на муниципальное хранение на территории МО ГО "Сыктывкар", исключения их утраты, в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Законом Республики Коми от 07.12.2005 № 122-РЗ "О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми" администрация МО ГО "Сыктывкар" постановляет:
1. Утвердить Порядок передачи документов на хранение в Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г. Сыктывкара" согласно приложению.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации МО ГО "Сыктывкар" Сергееву И.А.
Глава администрации
И.ПОЗДЕЕВ
Приложение
к Постановлению
администрации МО ГО "Сыктывкар"
от 2 апреля 2014 г. № 4/1115
ПОРЯДОК
ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В МУНИЦИПАЛЬНОЕ
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ Г. СЫКТЫВКАРА"
1. Настоящий Порядок разработан в целях установления порядка передачи документов органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений (далее - источники комплектования), а также немуниципальных организаций на хранение в Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г. Сыктывкара" (далее - муниципальный архив) на территории муниципального образования городского округа "Сыктывкар", исключения их утраты.
2. От источников комплектования муниципального архива документы принимаются по истечении сроков их временного хранения, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
В исключительных случаях сроки временного хранения документов могут быть продлены по просьбе источников комплектования муниципального архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у муниципального архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется решением экспертно-проверочной комиссии муниципального архива (далее - ЭПК).
Сроки временного хранения документов в немуниципальных организациях определяются в договоре между муниципальным архивом и собственником или владельцем указанных документов.
3. Прием документов от источников комплектования осуществляется муниципальным архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается директором муниципального архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов, включенных в состав Архивного фонда РФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.
4. При наличии свободных площадей муниципальный архив может осуществлять досрочный прием документов, а также временное хранение архивных документов на платной основе. Прием архивных документов оформляется договором, актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.
5. Архивные документы принимаются в муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом; страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы (при наличии).
6. Передача архивных документов от ликвидированных организаций.
В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" при ликвидации органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений включенные в состав Архивного фонда РФ документы, документы по личному составу, документы постоянного срока хранения, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в муниципальный архив.
При ликвидации немуниципальных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые муниципальным архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение. Выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению, оформляется актом (приложение № 1 к Порядку).
7. Документы от граждан передаются в муниципальный архив по заявлению (приложение к Порядку № 2), договору дарения, завещанию, договору купли-продажи, решению суда.
Прием документов в муниципальный архив осуществляется на основании решения ЭПК муниципального архива по результатам рассмотрения сдаточной описи (приложение к Порядку № 3), заключения и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения (приложение к Порядку № 4).
При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении муниципальным архивом архивных документов личного происхождения, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в муниципальном архиве, составляется акт возврата документов в 2 (двух) экземплярах (приложение к Порядку № 5). Один экземпляр акта остается в муниципальном архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику/владельцу.
8. При проведении экспертизы ценности документов сроки их хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 и Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 (далее - Перечни).
При проведении экспертизы ценности электронных документов учитываются:
- значимость информации электронного документа (уникальность и типичность);
- повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения, созданных на других носителях;
- первичность информации электронного документа с возможностью получения агрегированных (обобщенных, аналитических) данных;
- вид, разновидность электронного документа;
- подлинность электронного документа, наличие электронной подписи;
- ограниченность сроков подтверждения подлинности электронных подписей (электронных цифровых подписей);
- форму и состав процедур по обеспечению аутентичности (подлинности) и целостности электронных документов;
- характеристики и физическое состояние носителей с электронными документами;
- степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях);
- возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;
- ограничения на распространение и использование электронных документов и программного обеспечения (с учетом соблюдения государственной, коммерческой тайны, авторского права, имущественных прав, договорных обязательств в отношении собственников/владельцев документов);
- возможности муниципального архива по ограничению и разграничению доступа к информации электронного документа;
- возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.
8.1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в муниципальный архив):
- приказы по основной деятельности;
- журнал регистрации приказов по основной деятельности;
- штатные расписания;
- структура организации;
- номенклатура дел;
- описи дел;
- акты об уничтожении дел и утрате документов;
- целевые программы информатизации;
- прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги;
- годовые планы и отчеты;
- годовые бухгалтерские балансы;
- годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС;
- годовые сметы и др.;
- уставные документы;
- документы о приватизации;
- реестры акционеров;
- реестры владельцев ценных бумаг;
- списки лиц, имеющих право на дивиденды;
- журналы, книги учета работы с акциями;
- заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля;
- гранты;
- лимиты;
- паспорта сделок;
- документы о благотворительной деятельности;
- и другие документы.
8.2. Документы по личному составу (45 - 75 лет хранения):
- приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников);
- журналы регистрации приказов по личному составу;
- штатные расписания (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников);
- личные дела работников;
- личные карточки формы Т-2;
- трудовые договоры с физическими лицами;
- журналы регистрации трудовых книжек (50 лет);
- лицевые счета работников;
- расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов);
- сведения о совокупном доходе работника за год;
- индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ);
- списки работников на производстве с вредными условиями труда;
- табели и наряды работников вредных профессий;
- акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК);
- акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаях (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - хранить постоянно;
- и другие документы.
8.3. Документы временного срока хранения (5 - 10 лет хранения):
- приказы на отпуск и командировки;
- приказы по административно-хозяйственной деятельности;
- договоры с юридическими лицами;
- документы по госзакупкам;
- акты о приеме выполненных работ;
- бухгалтерские документы;
- путевые листы;
- и другие документы.
9. Аудиовизуальные документы передаются на хранение в следующем комплекте:
- кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект);
- фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток;
- фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия.
Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:
- для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;
- для фотодокументов - аннотация;
- для фонодокументов - сопроводительная документация, которая включает:
а) технические паспорта граммофонных оригиналов,
б) техническое заключение на фонодокументы магнитной и цифровой записей,
в) машинописные тексты фонодокументов,
г) каталоги грампластинок,
д) списки выступающих,
е) программы вечеров, концертов и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым фонодокументам;
- для видеодокументов - акты технического состояния.
10. Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в муниципальный архив в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации. Описи электронных дел составляются не позднее чем через один год после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.
При передаче единиц хранения электронных документов в муниципальный архив:
- проверяется соответствие единиц хранения описям;
- проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;
- проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра - основного и рабочего).
Обособленные материальные носители единиц хранения должны иметь футляры, каждый футляр должен быть снабжен фронтальным вкладышем.
На фронтальном вкладыше указывается:
- сокращенное название организации;
- учетный номер единицы хранения;
- статус экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);
- номер фонда;
- номер описи электронных дел;
- крайние даты электронных документов;
- при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа и т.п.
Фронтальный вкладыш помещается в футляр единицы хранения (диска) таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.
Надписи исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.
11. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы (при наличии) и проверка комплектности учетных документов.
12. Архивные документы передаются в муниципальный архив по описям, утвержденным и согласованным ЭПК муниципального архива:
- описи дел постоянного хранения (приложение к Порядку № 6);
- описи дел по личному составу (приложение к Порядку № 7);
- сдаточные описи дел с неистекшими сроками временного хранения (приложение к Порядку № 3);
- описи аудиовизуальных документов (приложения к Порядку N№ 8, 9, 10, 11, 12);
- описи электронных документов (приложение к Порядку № 13).
В справочный аппарат описи дел входят:
а) титульный лист;
б) содержание (оглавление);
в) предисловие;
г) список сокращений;
д) переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи);
е) указатели.
Описи дел постоянного хранения, по личному составу (предисловие к описи (приложение к Порядку № 14), историческую справку, справку об отсутствующих документах) необходимо представлять для проверки и заключения ЭПК на документы в муниципальный архив.
На первичную проверку рекомендуется представлять один экземпляр каждой описи и указанных выше документов, т.к. на практике часто в описях выявляются недоработки. В случае обнаружения недочетов, опись возвращается на доработку, и организация устраняет полученные замечания.
Окончательный вариант описи представляется в муниципальный архив на бумажном носителе в 3 (трех) экземплярах, а в электронном виде - в 2 (двух) экземплярах.
Электронные образы описей дел создаются в формате PDF. Файлы описей должны быть записаны на компакт- или оптические диски (CD-R, DVD-R), или другие внешние носители информации с указанием их содержания на обложках.
Основной шрифт описи - Arial (Arial Cyr).
Элементы описи, кроме таблицы с описательными статьями, оформляются с использованием шрифтов с размером 12 - 16 и выделением полужирным по необходимости.
Итоговую запись переносить, отделять от описательных статей и от подписей составителей описей недопустимо. На листе с итоговой записью и подписями составителей описи в правом нижнем углу должно быть оставлено место высотой не менее 7 см для утверждения/согласования ЭПК муниципального архива.
В описи текст оформляется следующим образом:
Элемент описи
Размер шрифта
Выделение
Выравнивание
Пример
Раздел 1-го уровня
16
полужирный
по центру
2004 год
Раздел 2-го уровня
13
полужирный
по центру
Управление делами
Раздел 3-го уровня
12
полужирный
по центру
Отдел кадров
Строка заголовка дела
12
нет
по правому краю или по ширине
Штатное расписание <название организации> на 2004 год
Названия столбцов
8 - 10
полужирный
по центру
Заголовок дела
Номера столбцов
8
полужирный
по центру
3
В таблице каждый элемент описи располагается в отдельной строке.
Расстановка переносов вручную в словах не допускается.
Междустрочный интервал одинарный. В заголовках дел дополнительные абзацы для отделения заголовков дел друг от друга не ставятся. Интервал между абзацами, отделяющий описательные статьи друг от друга, в таблице составляет в основном 6 пт.
В описи не допускается использование сокращения "То же" для однотипных заголовков дел. Указание "Том" пишется полностью после основного заголовка, в одну строку, и отделяется от него точкой. В конце заголовка точка не ставится.
В заголовках дел год/года в датах не сокращаются, названия месяцев пишутся прописью без сокращений, допускается группирование дат.
В заголовках дел, содержащих документы по определенному человеку (личное дело, персональное дело и т.д.), фамилия, имя и отчество этого человека пишутся в именительном падеже.
В датах название месяца пишется буквами, полностью. В крайних датах "г.", "гг.", "год" не ставятся. Если дата содержит указание на век, он пишется прописными буквами латинского алфавита со словом "век". При совпадении года и месяца в крайних датах дела, каждая дата пишется полностью.
Крайние даты в столбце крайних дат отделяются символом-разделителем "-" для диапазона или "," для отдельных дат.
Поля документа составляют 2,5 сантиметра левое поле (при зеркальных полях - называется внутренним), 1 см - правое (внешнее) и 1 - 1,5 см верхнее и нижнее поля.
Ширина столбцов определяется примерно так:
1 графа - по количеству знаков в шифре дела с учетом литерных номеров, рекомендуется выделить столбец, вмещающий не менее 5 знаков без переноса;
2 графа - если не заполняется, то следует проследить, чтобы помещалось название столбца; если заполняется, то размер определяется в зависимости от вводимого текста и ширины других столбцов;
3 графа - заголовок дела заполняется в зависимости от ширины других столбцов и, как правило, является самым широким;
4 графа - заполняется, исходя из размера крайних дат в расчете 1 - 2 строки на одну крайнюю дату, но не меньше 12 знаков на одну строку;
5 графа - как правило, ширина определяется названием столбца и должна вмещать 3 символа шрифтом 12 Arial;
6 графа - если заполняется, то размер зависит от вводимого текста и ширины других столбцов; если не заполняется, то ширина поля определяется минимальными полями, в котором принтер может распечатать название столбца и собственно названием графы.
Передача дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел делаются отметки о приеме архивных документов в муниципальный архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования (немуниципальная организация) принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
13. При первой передаче документов в муниципальный архив передается историческая справка на архивный фонд источника комплектования (немуниципальной организации). При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности источника комплектования (немуниципальной организации), составе и состоянии документов.
13.1. Форма составления исторической справки.
Историческая справка является обязательным документом, необходимым для постановки на муниципальный учет документов организации. От правильности, точности и полноты сведений, отраженных в исторической справке, зависит дальнейшая работа по использованию документов данной организации и подготовке их для архивного хранения.
При написании исторической справки используется прямой порядок слов в предложении. Историческая справка оформляется на титульном листе (фирменном бланке) организации.
Обязательный перечень вопросов, которые необходимо отразить в исторической справке:
- полное название организации, ее месторасположение, телефон;
- дату и причину возникновения организации со ссылкой на законодательные акты (постановления, распоряжения, приказы);
- указать все реорганизации, изменения функций организации, подведомственности; указать основные причины, вызвавшие реорганизацию и изменения со ссылкой на законодательные акты;
- подведомственность организации;
- Ф.И.О. всех руководителей организации, период их работы (со ссылкой на приказы о назначении и увольнении);
- функции организации и задачи ее деятельности (согласно Положению или Уставу);
- структуру организации;
- штатную численность;
- источники финансирования;
- наличие печатей, штампов, счета в банке;
- состояние делопроизводства (наличие ответственного за делопроизводство и архив; состояние дел, образующихся в делопроизводстве, в т.ч. дел постоянного хранения; согласование номенклатур дел, описание документов; условия хранения документов, передача дел в архив).
14. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих архивные документы.
15. Для передачи документов в муниципальный архив необходимо представить:
- заявление о приеме документов в муниципальный архив с указанием количества передаваемых дел (приложение к Порядку № 15);
- копию документа, подтверждающего ликвидацию организации, в том числе в результате банкротства;
- копии учредительных документов и изменения к ним (Устав, документы об образовании, реорганизации, ликвидации организации);
- историческую справку организации;
- описи дел.
16. Документы, передаваемые на муниципальное хранение, подлежат полному оформлению. Полное оформление дел предусматривает:
- формирование документов в дела;
- подшивка (переплет) дела;
- нумерация листов в деле;
- составление листа-заверителя дела;
- составление внутренней описи документов дела (при необходимости);
- оформление обложки дела.
16.1. Формирование дел.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложение к Порядку № 16).
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года.
Исключения составляют:
а) переходящие дела;
б) личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;
в) документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва;
г) документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.
- дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Чаще всего документы располагаются в хронологическом порядке (приказы по личному составу) или по алфавиту фамилий работников (личные дела, личные карточки, лицевые счета). Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 50 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу. Отдельно формируются распоряжения (приказы) о краткосрочных, внутрироссийских командировках, о предоставлении очередных учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, так как сроки их хранения 5 лет.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета работников и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.
16.2. Подшивка (переплет) дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую (картонную) обложку прочными нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием: металлических скрепок, гребеночной переплетной машины, обжимной переплетной машины.
В начале дела, в необходимых случаях, подшивается внутренняя опись документов, а в конце каждого дела - лист-заверитель дела.
16.3. Нумерация листов в деле.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются простым карандашом одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.
16.4. Составление листа-заверителя дела (приложение к Порядку № 17).
Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела.
В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно через знак "+" (плюс) количество листов внутренней описи (при ее наличии).
В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:
- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет и др.;
- номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и др.;
- номера крупноформатных листов;
- номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и др.) и количество вложенных в них листов;
- наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле;
- номера поврежденных листов;
- номера листов с затухающим текстом и т.п.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
16.5. Составление внутренней описи документов дела (приложение к Порядку № 18).
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные дела уволенных работников, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
16.6. Оформление обложки дела (приложение к Порядку № 19).
Реквизиты обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке дела указываются:
- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела.
16.6.1. На обложке дел предусматривается место для наименования муниципального архива, в который дела организации будут приняты (по 5 сантиметров верхнего и нижнего полей листа обложки).
При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.
16.6.2. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК муниципального архива. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.
16.6.3. Дата дела (тома, части).
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
Датой дела приказов по личному составу и по основной деятельности являются дата издания первого приказа и дата издания последнего приказа, вшитого в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
16.6.4. Количество листов в деле выносится из листа-заверителя дела.
16.6.5. Срок хранения дела:
- на делах постоянного срока хранения пишется "Хранить постоянно";
- на делах по личному составу пишется "Хранить 75 лет ЭПК";
- на делах временного срока хранения пишется срок хранения, указанный в номенклатуре дел согласно Перечням.
17. Оформленные дела картонируются в архивные короба.
18. Органы местного самоуправления, муниципальные предприятия и учреждения передают свои документы в муниципальный архив без оплаты услуг за хранение.
Ликвидированные, в том числе в результате банкротства, немуниципальные организации передают свои документы на муниципальное хранение по договору на платной основе.
Если в ликвидируемой немуниципальной организации имеются документы, образованные в делопроизводстве организации-предшественника с муниципальной формой собственности, плата за хранение этих документов не взимается.
19. Прием документов оформляется актом приема-передачи дел (приложение к Порядку № 20) на хранение в 2 (двух) экземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве, другой - в организации, передающей документы.
Вместе с документами на хранение в муниципальный архив передаются по 3 (три) экземпляра каждой описи на бумажном носителе с титульным листом (приложение к Порядку № 21) и 2 (два) экземпляра в электронном виде, а также научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Два экземпляра на бумажном носителе и в электронном виде остаются в муниципальном архиве, третий на бумажном носителе - в организации, передающей документы.
20. Организация, передающая документы на муниципальное хранение, несет ответственность за сохранность документов до момента передачи в муниципальный архив и получения на руки экземпляра акта приема-передачи документов на хранение.
Приложение № 1
к Порядку
ФОРМА
АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
_____________ № ____________ Должность руководителя организации
____________________________
(место составления) Подпись Расшифровка подписи
о выделении к уничтожению Дата Печать
документов, не подлежащих
хранению
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
__________________________________________________________________ отобраны
к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение документы архивного фонда № _________________________
(название фонда)
№ п/п
Заголовок дела или групповой заголовок дела
Крайние даты
Номера описей
Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи
Кол-во ед. хр.
Сроки хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого __________________________ ед. хр. за ______________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________________ годы утверждены,
по личному составу согласованы с ЭПК ______________________________________
(наименование муниципального архива)
(протоколы от __________ № ___________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от __________ № __________
Документы в количестве ________________________________________ед. хр.,
(цифрами и подписью)
Весом ____________ кг сданы в _________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от _________ № ______________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
муниципального архива, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 2
к Порядку
ФОРМА
ЗАЯВЛЕНИЯ СОБСТВЕННИКА/ВЛАДЕЛЬЦА ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО
ПРОИСХОЖДЕНИЯ О ПЕРЕДАЧЕ ИХ НА ХРАНЕНИЕ
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара"
от _____________________________________
(фамилия, имя, отчество)
________________________________________
Проживающего(ей) по адресу: ____________
________________________________________
Телефон ________________________________
Паспорт серии ________ № _______________
выдан "____"____________ ________ г.
кем выдан ______________________________
________________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять на временное хранение документы _________________________
(Ф.И.О. собственника/
владельца документов)
___________________________________________________________________________
согласно сдаточной описи с последующей передачей их на постоянное хранение
в Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г. Сыктывкара".
_________________ ________________
(дата) (подпись)
Приложение № 3
к Порядку
ФОРМА
СДАТОЧНОЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
(ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ)
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ
документов ____________________________________________________
(наименование организации/
Ф.И.О. собственника/владельца документов)
Фонд № _________
№ п/п
Заголовки временных дел
Количество документов в деле
Примечание
1
2
3
4
ИТОГО в сдаточной описи учтено ____________________________ документов,
(цифрами и прописью)
составляющих ____________________________ временных дел.
(цифрами и прописью)
Опись составил:
Собственник/владелец Подпись Расшифровка подписи
(нужное подчеркнуть)
Дата
ИЛИ
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЭК организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись принял:
Наименование должности
работника мун. архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 4
к Порядку
ФОРМА
АКТА ПРИЕМА НА ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор _______________________
(дата) (название мун. архива)
приема на хранение архивных Подпись Расшифровка подписи
документов личного происхождения
Дата Печать
На основании решения ЭПК (протокол от ___ № ____) и договора от _______
______________________________________________________________________ сдал
(Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы _________________________________________________________
(общая характеристика документов)
___________________________________________________________________________
в количестве _________ ед. хр. (условных) _____________ документов (листов)
по архивной (сдаточной) описи
Фонду присвоен № ________________
Собственник/владелец Подпись Расшифровка подписи
(нужное подчеркнуть)
Наименование должности
работника мун. архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены
Наименование должности
работника мун. архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 5
к Порядку
ФОРМА
АКТА ВОЗВРАТА ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор _______________________
(дата) (название мун. архива)
возврата архивных документов Подпись Расшифровка подписи
личного происхождения
Дата Печать
На основании решения ЭПК (протокол от _______________ № ______________)
по итогам описания архивных документов фонда № ____________________________
(название фонда)
___________________________________________________________________________
были выделены для возврата собственнику/владельцу указанные ниже архивные
документы:
___________________________________________________________________________
(излагается краткая характеристика документов и причины их возврата
собственнику/владельцу)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Всего: _________________ ед. хр. __________________ документов (листов)
Наименование должности
работника мун. архива Подпись Расшифровка подписи
Документы получены _________ _________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи
собственника/владельца)
Дата _______________________
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности
работника мун. архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 6
к Порядку
ФОРМА
ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
Наименование организации
Фонд № _____________ УТВЕРЖДАЮ
Опись № ____________ Должность руководителя организации
дел постоянного хранения
Подпись Расшифровка подписи
за ____________ год Дата Печать
№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Кол-во листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
В данный раздел описи внесено _________________ ед. хр. с № __ по № __,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: ________________
пропущенные номера: ______________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК __________________________
муниципального архива (наименование организации)
от ________ № _______ от __________ № ______________________
Приложение № 7
к Порядку
ФОРМА
ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
Наименование организации
Фонд № _______________ УТВЕРЖДАЮ
Опись № ______________ Должность руководителя организации
дел по личному составу
Подпись Расшифровка подписи
за ____________ год Дата Печать
№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Кол-во листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
В данный раздел описи внесено _________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
с № _____ по № ____,
в том числе:
литерные номера: ________________
пропущенные номера: ______________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Начальник службы кадров
(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК __________________________
муниципального архива (наименование организации)
от ___________ № ___________ от __________ № ______________________
Приложение № 8
к Порядку
ФОРМА
ОПИСИ КИНОДОКУМЕНТОВ
ФОРМАТ А4 (297 X 210 ММ)
Фонд № _____________ УТВЕРЖДАЮ
Опись № ____________ Должность руководителя организации
____________________
(название описи) Подпись Расшифровка подписи
за _________________ год(ы) Дата Печать
Номер единицы учета
Номер единицы хранения
Индекс, производственный номер (учетный номер в организации)
Заголовок документа
Автор
Дата и место съемки, изготовления
Вариант (немой, звуковой, ч/б., цв., формат, язык)
Количество единиц хранения/метраж
Состав текстовой сопроводительной документации
Примечание
негатив
дубль-негатив
фонограмма (негатив)
фонограмма магнитная (основная, совмещенная)
промежуточный позитив
позитив
установочные ролики и цветовые паспорта
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
В данный раздел описи внесено _________________________________________
(цифрами и прописью)
ед. уч. _________________________ ед. хр. с № ____ по № ____, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера: _________
пропущенные номера: ______________________ и текстовая сопроводительная
документация к ним.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК _________________________
муниципального архива (наименование организации)
от _______ № ________ от _______________ № ________________
Приложение № 9
к Порядку
ФОРМА
ОПИСИ ФОТОДОКУМЕНТОВ
ФОРМАТ А4 (297 X 210 ММ)
Фонд № _____________
УТВЕРЖДАЮ
Опись № ____________
____________________ Должность руководителя организации
(название описи)
за ____________ год(ы) Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать
Номер ед. уч. <*> ед. хр. п/п
Производственный номер
Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)
Автор съемки
Дата съемки
Место съемки
Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки
Состав текстовой сопроводительной документации
Примечания
негатив
дубль-негатив
позитив
фотоотпечаток
слайд (диапозитив)
диафильм
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
В данный раздел описи внесено _________________________________________
(цифрами и прописью)
ед. уч. __________________________ ед. хр. с № ____ по № ____, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера: _________
пропущенные номера: ______________________ и текстовая сопроводительная
документация к ним.
--------------------------------
<*> В итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно
количество ед. хр. и ед. уч.
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК __________________________
муниципального архива (наименование организации)
от _______ № ________ от __________________ № ______________
Приложение № 10
к Порядку
ФОРМА
ОПИСИ ФОНОДОКУМЕНТОВ МАГНИТНОЙ ЗАПИСИ
ФОРМАТ А4 (297 X 210 ММ)
Фонд № _____________
УТВЕРЖДАЮ
Опись № ____________
____________________ Должность руководителя организации
(название описи)
за _________________ год(ы) Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать
Номер единицы учета п/п
Номер единицы хранения
Индекс, производственный номер
Заголовок документа
Автор
Исполнитель произведения
Язык
Дата записи, перезаписи
Место записи, перезаписи
Скорость звучания
Время звучания
Тип и формат магнитной ленты
Количество единиц хранения/метраж
Состав текстовой сопроводительной документации
Примечания
оригинал
копия
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
В данный раздел описи внесено _________________________________________
(цифрами и прописью)
ед. уч. __________________________ ед. хр. с № ____ по № ____, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера: _________
пропущенные номера: ______________________ и текстовая сопроводительная
документация к ним.
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК __________________________
муниципального архива (наименование организации)
от _______ № ________ от _________________ № _______________
Приложение № 11
к Порядку
ФОРМА
ОПИСИ ФОНОДОКУМЕНТОВ ГРАММОФОННОЙ ЗАПИСИ (ГРАМПЛАСТИНОК)
ФОРМАТ А4 (297 X 210 ММ)
Фонд № _____________
УТВЕРЖДАЮ
Опись № ____________
____________________ Должность руководителя организации
(название описи)
за _________________ год(ы) Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать
Номер единицы учета п/п
Номер стороны (единицы хранения) <*>
Индекс, производственный номер
Заголовок документа
Автор
Исполнитель произведения
Язык
Дата изготовления
Место изготовления
Порядковый номер, диаметр, материал граморигинала
Время звучания
Количество единиц хранения
Состав текстовой сопроводительной документации
Примечания
граморигинал
грампластинка
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
В данный раздел описи внесено _________________________________________
(цифрами и прописью)
ед. уч. __________________________ ед. хр. с № ____ по № ____, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера: _________
пропущенные номера: ______________________ и текстовая сопроводительная
документация к ним.
--------------------------------
<*> Номер ед. хр. фонодокумента граммофонной записи (грампластинки)
состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1 -
1, 1 - 2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК __________________________
муниципального архива (наименование организации)
от _______ № ________ от _________________ № _______________
Приложение № 12
к Порядку
ФОРМА
ОПИСИ ВИДЕОДОКУМЕНТОВ
ФОРМАТ А4 (297 X 210 ММ)
Фонд № _____________
УТВЕРЖДАЮ
Опись № ____________
____________________ Должность руководителя организации
(название описи)
за ____________ год(ы) Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать
Номер единицы учета
Номер единицы хранения
Индекс, производственный номер
Заголовок документа
Автор
Исполнитель произведения
Язык
Дата записи, перезаписи
Хронометраж видеозаписи
Тип и формат записи
Количество единиц хранения
Состав текстовой сопроводительной документации
Примечания
оригинал
копия
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
В данный раздел описи внесено _________________________________________
(цифрами и прописью)
ед. уч. __________________________ ед. хр. с № ____ по № ____, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера: _________
пропущенные номера: ______________________ и текстовая сопроводительная
документация к ним.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК __________________________
муниципального архива (наименование организации)
от _______ № ________ от _________________ № _______________
Приложение № 13
к Порядку
ФОРМА
ОПИСИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
ФОРМАТ А4 (297 X 210 ММ)
Фонд № _____________
УТВЕРЖДАЮ
Опись № ____________
____________________ Должность руководителя организации
(название описи)
за ___________ год(ы) Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать
№ ед. учета
№ ед. хр.
Заголовок ед. учета
Дата создания
Объем (Мбайт)
Кол-во записей (для баз данных)
Формат данных
Состав текстовой сопроводительной документации
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
В данный раздел описи включено ____________________ ед. учета с № __
(цифрами и прописью)
по № ___;
_____________________ ед. хр. с № ___ по № ___ объемом _________ Мбайт.
(цифрами и прописью)
Всего в опись включено _____________________ ед. учета с № __ по № ___;
(цифрами и прописью)
____________________ ед. хр. с № ___ по № _____ объемом ________ Мбайт.
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК ____________________________
муниципального архива (наименование организации)
от _____ № __________ от ________________ № __________________
Приложение № 14
к Порядку
ФОРМА
ПРЕДИСЛОВИЯ К ОПИСИ ДЕЛ
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
ПРЕДИСЛОВИЕ К ОПИСИ ДЕЛ
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
________________________________________________ (далее - ________________)
было создано на основании ________________________________________________.
(реквизиты документа)
Учредителями __________________________ являлись: _____________________
(наименование организации)
___________________________________________________________________________
_____________________________ было зарегистрировано ______________________.
(наименование организации)
___________________________________________________________________________
(наименование организации, реквизиты документа)
Тогда же был зарегистрирован _________________________________________.
(учредительные документы)
Согласно _________________________, ___________________________________
(учредительные документы) (наименование организации)
являлось юридическим лицом, имело самостоятельный баланс, счет в банке,
печать со своим наименованием, штампы и иные реквизиты.
Основной целью деятельности __________________________________ являлось
(наименование организации)
___________________________________________________________________________
осуществляло следующие виды деятельности:
- ______________________________
- ______________________________
Согласно ______________________________________________________________
(реквизиты документа)
было принято решение о ликвидации/об открытии конкурсного производства
__________________________________________________________________________.
(наименование организации)
Председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим) был
назначен _________________________________________________________________.
В результате ликвидации проведено упорядочение документов постоянного
хранения и по личному составу за ______ годы и составлена опись № ________.
В опись включены следующие документы: ________________________________.
Наименование должности лица,
составившего документ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 15
к Порядку
ФОРМА
ЗАЯВЛЕНИЯ О ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ,
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ НА ХРАНЕНИЕ
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара"
от _____________________________________
(Ф.И.О. конкурсного
управляющего/ликвидатора,
________________________________________
наименование организации)
________________________________________
(адрес, контактный телефон)
________________________________________
________________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять на хранение документы постоянного хранения, по личному
составу (нужное подчеркнуть) ______________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________________________
по причине ____________________________________ за ___________________ г.г.
(указать причину передачи документов) (крайние даты документов)
в количестве _______________________________________ единиц хранения.
Приложение:
1. Копия документа, подтверждающего ликвидацию организации, в т.ч. в
результате банкротства.
2. Копии учредительных документов организации.
3. Историческая справка организации.
4. Копия описи, согласованной ЭПК Муниципального бюджетного учреждения
"Муниципальный архив г. Сыктывкара" <*>.
______________ ______________
(дата) (подпись)
--------------------------------
<*> Оригинал описи на бумажном носителе и в электронном виде
предоставляются при передаче документов на муниципальное хранение
Приложение № 16
к Порядку
ФОРМА
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
____________ № _________ Должность руководителя организации
________________________
(место составления) Подпись Расшифровка подписи
на ____ год Дата
___________________________________________________________________________
Название раздела
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Кол-во дел (томов, частей)
Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК _________________________ Протокол ЭПК
(наименование организации) муниципального архива
от _______________ № _______________ от _______ № ________
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ____ году в организации
По срокам хранения
Всего
В том числе:
переходящих
с отметкой "ЭПК"
1
2
3
4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 17
к Порядку
ФОРМА
ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________
В деле подшито и пронумеровано ________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов _______________________________________________;
пропущенные номера листов _____________________________________________
+ листов внутренней описи _____________________________________________
Особенности физического состояния и формирования дела
Номера листов
1
2
Наименование должности
работника организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 18
к Порядку
ФОРМА
ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ____________________
№ п/п
Индекс документа
Дата документа
Заголовок документов
Номера листов ед. хр.
Примечание
1
2
3
4
5
6
Итого _____________________________________________________ документов,
(цифрами и прописью)
количество листов внутренней описи _______________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 19
к Порядку
ФОРМА
ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
Код мун. архива ______
Код организации ______
________________________________________________________
________________________________________________________ Ф. № ___________
________________________________________________________ Оп. № __________
________________________________________________________ Д. № ___________
___________________________________________________________________________
(наименование муниципального архива)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО № ____ ТОМ № ______
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(крайние даты)
На __________ листах
Хранить ____________
Ф. № ________
Оп. № _______
Д. № ________
Приложение № 20
к Порядку
ФОРМА
АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор _____________________
руководителя организации (название мун. архива)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать
АКТ
_________ № _________
____________________
(место составления)
приема-передачи документов
на хранение
в муниципальный архив
В связи с _____________________________________________________________
(истечением срока хранения документов)
___________________________________________________________________________
(название фонда) в организации, ликвидации организации и т.д.)
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а _______________________________________________________________
(наименование муниципального архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за ______
(годы)
и справочный аппарат к ним:
№ п/п
Название и номер описи
Кол-во экземпляров описи
Кол-во принятых дел количество ОЦД
Кол-во страховых копий
Примечание
1
2
3
4
5
6
Итого принято ___________________ ед. хр. (в том числе страховых копий)
(цифрами и прописью)
В муниципальном архиве фонд № _________________________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,
производивших передачу производивших прием
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
Приложение № 21
к Порядку
ФОРМА
ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ
ФОРМАТ А4 (210 X 297 ММ)
___________________________________________________________________________
(название муниципального архива <*>)
___________________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд № _________________
ОПИСЬ № _______________
___________________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты документов __________________________
--------------------------------
<*> Заполняется в муниципальном архиве
------------------------------------------------------------------
По датам
Информация
Ключевые слова